Anteriormente, hemos hablado acerca del potencial de herramientas como Google Forms y su capacidad de integración con Google Sheets. Esto último representa una de las características más útiles que podemos tener a fin de organizar y procesar los datos recibidos , de forma sencilla. En ese sentido, vamos a mostrarte los pasos a seguir para conectar Google Sheets con Google Forms.
Este proceso te permitirá integrar una hoja de cálculo a un formulario o viceversa, con el propósito de facilitar la tabulación de los datos que obtienes.
¿Cómo vincular un formulario a una hoja de cálculo?
Si tienes un formulario en Google Forms y quieres llevar las respuestas obtenidas a una hoja de cálculo, solo debes seguir los siguientes pasos:
- En primer lugar, abre el formulario en cuestión y luego, dirígete a la pestaña “Respuestas”. Al lado derecho del apartado que muestra la cantidad de respuestas, verás un icono de Google Sheets, hazle click.
2. Esto desplegará una ventana en donde podrás elegir entre crear una nueva hoja de cálculo para las respuestas o seleccionar una existente. Toma la alternativa que quieras y luego haz click en “Crear” en la parte superior derecha.
3. De inmediato aparecerá un mensaje que indica “Enlazando con hoja de cálculo” y se abrirá una nueva pestaña con el documento en cuestión.
4. La hoja tendrá de forma automática los encabezados referentes a cada pregunta del formulario.
¿Cómo conectar Google Sheets con Google Forms?
Es de resaltar que, también podemos llevar a cabo el proceso contrario al que hicimos anteriormente. Es decir, generar o tener previamente una hoja de cálculo en Sheets y conectarla con un formulario de Google Forms. Esto resulta especialmente útil para esos proyectos en los que queremos pasar de ingresar los datos nosotros mismos, para que lo haga el usuario .
El primer paso de este proceso será abrir la hoja de cálculo o crearla, con todos los campos que necesitas. Luego, haz click en el menú “Herramientas” y selecciona la opción “Crear Formulario”.
Esto abrirá una nueva pestaña de Google Forms con la interfaz para comenzar agregar las preguntas a tu formulario. Estas deberán coincidir con los encabezados que tienes en la hoja de cálculo.
Una vez generado el formulario, podrás ir al menú “Herramientas” y verás la opción “Gestionar Formulario”.
Desde ahí, tendrás la posibilidad de verlo, hacerle cambios, enviarlo o insertarlo en una página web.
Conectar un formulario con Google Sheets desde el móvil
Google Forms no tiene aplicación móvil, sin embargo, ofrece la posibilidad de acceder, crear y editar formularios desde el navegador de tu Android o iOS. En ese sentido, se trata de una tarea muy simple, cuyo proceso es similar al que explicamos anteriormente:
- Para comenzar, ingresa en forms.google.com desde tu móvil y esto te llevará al panel principal de Google Forms. Elige la opción de generar un formulario o abre uno que tengas previamente listo.
- Ingresa en la pestaña “Respuestas” y ahí verás el icono de Google Sheets al lado derecho. Tócalo y se desplegará la ventana con las opciones de crear una nueva hoja de cálculo o elegir una existente.
3. Toma la alternativa que necesites y de inmediato se abrirá una nueva instancia del navegador con el documento de Google Sheets.
¿Por qué necesito conectar mi formulario a una hoja de cálculo?
Las hojas de cálculo son la herramienta más accesible y fácil de usar para organizar pequeñas y medianas listas de datos. Brindan la posibilidad de obtener promedios y hasta generar gráficos, todo con resultados realmente confiables.
Por su parte, los formularios de Google son muy fáciles de crear y distribuir, además de ser una opción completamente gratuita. De esta manera, al complementar su trabajo con Sheets, se abren oportunidades muy interesantes para trabajar con los datos que se recolectan.
Conectar Google Forms y Google Sheets te permitirá tabular los datos a fin de realizar cálculos para obtener promedios, porcentajes, totales y más . Además, hay un factor de automatización muy importante, puesto que, las respuestas se almacenarán directamente en la hoja de cálculo. Esto implica que, las operaciones que mencionamos antes, se ejecutarán por si solas.
Conclusiones
No cabe duda que la capacidad de integración entre aplicaciones es una de las características más útiles que podemos tener en estos momentos. En ese sentido, Google ha puesto todos sus esfuerzos en producir un entorno propicio para que sus distintas soluciones se comuniquen fácilmente.
De esta manera, podemos ver como Sheets pone a disposición su potencial de cálculo y manejo de datos para recibir lo que responden los usuarios en Forms. Además, el camino contrario también es posible, es decir, crear un formulario y a partir de él, crear un documento en Sheets. Esto habla muy bien de la versatilidad de todo el ambiente de Google para hacer sencilla la tarea de generar enlaces entre aplicaciones.
Si necesitas crear una encuesta, tabular sus datos y obtener resultados para analizar, Forms y Sheets son un duo genial y además gratuito . Como hemos visto, el proceso es realmente simple y podemos llevarlo a cabo, incluso, desde el móvil. Lo único que necesitas para utilizar estas herramientas es iniciar sesión con tu cuenta Google. Adicionalmente, vale la pena comentar que todos los documentos que generas, estarán disponibles en tu cuenta de Drive.Estas son las ventajas que podemos obtener al ocupar las soluciones de la Gran G para este tipo de tareas. Si necesitas manejar formularios y recibir pequeñas o medianas cargas de datos, no dudes en probarlas.