Con el paso de los años, el mercado de la ofimática parecía haberse estancado con Microsoft Word (mirá sus ventajas aquí) en el liderato indiscutible. No obstante, desde el año 2006 comenzó a dar sus primeros pasos, lo que al día de hoy se ha convertido en la principal alternativa para quienes necesitan redactar: Google Docs. El procesador de textos de la Gran G se enfocó en necesidades adicionales a la experiencia de escritura y logró establecerse como una opción firme para cualquier ámbito .
En ese sentido, vamos a conversar acerca de esta herramienta para conocer su funcionamiento y principales características.
¿Qué es y para qué sirve Google Docs?
Google Docs es un procesador de texto online, que ofrece una experiencia muy fluida y segura a la hora de escribir . Como mencionamos al principio, Word era el procesador de textos más usado alrededor del mundo, sin embargo, los nuevos tiempos ampliaron las necesidades de los usuarios. Así es como la alternativa de Microsoft no respondió a ellas, mientras que Google sí.
Así, la compañía trajo un servicio que cubría las necesidades básicas de procesamiento de texto con el valor agregado de ser online. En un mundo que ya comenzaba a llevar sus procesos desde internet, esto representaba una opción realmente beneficiosa. Quizás el punto más atractivo se encontraba en la posibilidad no perder tus avances por ningún motivo, al mantenerse actualizado en la nube. Por otra parte, está el factor colaborativo que permitía algo para lo que hasta el momento Word no tenía en planes: varios usuarios en un mismo archivo.
Estos elementos posicionaron a Docs en la preferencia de los usuarios, junto a mejoras continuas que le han dado mayor valor a la herramienta. Su uso está abierto a todos los ámbitos, de modo que, cualquiera que necesite un lugar en donde escribir texto, puede recurrir a Google Docs.
👉 Funciones
✅ Trabajo colaborativo
Dentro de las principales funciones que incorpora Google Docs, debemos mencionar el trabajo colaborativo. Se trata de la posibilidad de que varios usuarios puedan acceder y modificar el mismo archivo con cambios en tiempo real . Esta característica ha resultado una verdadera maravilla para equipos que necesitan trabajar en distintos apartados de un mismo documento.
Utilizar esta función es solo cuestión de ir a la opción “Compartir” y luego agregar la dirección de Google de los usuarios que ingresarán. Cuando dos o más personas estén en el documento, podrán comunicarse a través de la herramienta de chat.
✅ Traducción de documentos
Al tratarse de un servicio online, Docs tiene la posibilidad de integrarse con otras herramientas de Google. En ese sentido, la traducción de documentos es uno de los procesos más rápidos, sencillos y útiles que tenemos disponibles. Esto te permitirá eliminar tanto la barrera del idioma, como la tediosa tarea de copiar el texto del documento para llevarlo al traductor.
Para hacer uso de esta opción, bastará con ir a “Herramientas” y hacer click en “Traducir documento“. Esto desplegará una ventana emergente que ofrece la posibilidad de crear una copia y un menú desplegable con todos los idiomas disponibles.
✅ Extensiones
El soporte para complementos representa otra excelente función de Google Docs. Si tienes alguna necesidad particular que no cubra las opciones nativas de la herramienta, bastará con ir a la tienda de extensiones en donde seguramente encontrarás una alternativa útil.
✅ Historial de versiones
El historial de versiones es una función de gran utilidad tanto para el trabajo colaborativo, como para gestionar nuestras propias modificaciones. Se trata de una sección de la herramienta que registra todo lo que hemos hecho dentro del documento . Esto es perfecto para evitar problemas con las ediciones que hacen varias personas en el archivo. Igualmente, funciona muy bien para manejar nuestro propio control y volver a estados anteriores.
👉 Características
✅ Muy fácil de usar
Si algo caracterizan a las soluciones de Google es que son sumamente fáciles de usar. Google Docs no sale de ese patrón, permitiendo que cualquier persona pueda acceder rápidamente y comenzar a escribir sin importar que sea su primera vez frente a la herramienta.
La curva de aprendizaje de Google Docs es muy corta y acceder es tan fácil como abrir Google Chrome y escribir docs.new en la barra de direcciones.
✅ Gratuito
El carácter gratuito de Docs ha sido una de las principales razones que le ha permitido desplazar a Word. Mientras que en Microsoft debes pagar una licencia, en Docs, bastará con tener una cuenta Google y seguir el proceso que mencionamos anteriormente para comenzar a crear tus documentos.
✅ Seguro y privado
El hecho de que el funcionamiento de Docs esté atado a tu cuenta Google, es garantía de que tus archivos están blindados en seguridad y privacidad. En primer lugar, solo quienes tengan acceso a tu cuenta podrán abrir los documentos que has generado.
En el aspecto de privacidad, podrás definir que nadie vea los documentos, que los vean solo aquellos con el enlace o indicar puntualmente quiénes son los usuarios que pueden acceder.
✅ Multiplataforma
Google Docs es una herramienta multiplataforma, lo que quiere decir que, tendrás la posibilidad de usarla sin importar tu dispositivo. Si estás en un computador, el sistema operativo no será un obstáculo. Bastará con abrir tu navegador e ingresar la dirección de Docs para comenzar a trabajar.
Por su parte, también existen alternativas para iOS y Android que te permitirán generar archivos desde el móvil. No obstante, es de resaltar que, también podrás abrir tus documentos como solo lectura en el navegador del smartphone.
👉 Requisitos para utilizarlo
💻 En el ordenador
De acuerdo con la información que brinda Google al respecto, Docs funciona correctamente en los navegadores Firefox, Chrome, Safari y Edge. En ese sentido, no importa el sistema operativo que utilices, solo tendrás que ir a cualquiera de estas opciones e ingresar.
También es posible emplear otros navegadores, sin embargo, Google no garantiza que estén disponibles todas las funciones.
📱 Móviles
En el caso de Android, la app de Google Docs está disponible para la versión actual del sistema operativo y las dos anteriores. En ese sentido, actualmente tenemos Android 12, por lo que está disponible para Android 11 y 10.
Para iOS, la compañía ofrece un soporte más corto que incluye la versión principal actual y la anterior. De manera que, si estamos en iOS 15, Google Docs podrá instalarse ahí y en iOS 14.
📝 Cómo creo un documento
Crear un documento en Docs es tan sencillo como abrir Google Chrome en tu computador, escribir Docs.News en la barra de direcciones y presionar Enter. De inmediato, estarás frente a un nuevo archivo de Docs, listo para escribir.