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Cómo mejorar la productividad con Trello

Junto a la enorme evolución que ha vivido el mercado laboral en los últimos años y al nacimiento de emprendimientos novedosos en todo el mundo, han empezado a aparecer nuevas herramientas que permiten organizar y optimizar la coordinación de grupos de trabajo. Es el caso de plataformas como Trello, la herramienta de gestión online que permite administrar proyectos y asignar tareas entre varios usuarios de manera de mejorar la eficiencia y disminuir los tiempos de acción en aras del cumplimiento de objetivos comunes.

A continuación repasaremos las características de Trello y sus ventajas para mejorar la productividad en cualquier emprendimiento.

¿Qué es Trello?

De manera resumida podemos decir que Trello es un gestor de proyectos online ¿Para qué sirve? La verdad es que para muchas cosas pero, fundamentalmente, para organizar rutinas de trabajo, generar avisos de citas y, en pocas palabras, ordenar tus tareas y las de tu equipo de trabajo para que la coordinación de labores sea eficiente.

Trello se basa en el método japonés Kanban de tarjetas visuales para la gestión de proyectos. Esta técnica desarrollada en el país asiático se utiliza para controlar el avance del trabajo en una línea de producción.  Se centra fundamentalmente en tres reglas que son: visualizar el trabajo y las fases del ciclo de producción, determinar el límite del “trabajo en curso” y medir el tiempo en completar una tarea.

Aunque Trello ofrece algunas herramientas pagas, la verdad es que la versión gratuita es más que suficiente para administrar cualquier tipo de emprendimiento o tarea. Ésta es, sin dudas, una de sus fortalezas: es sencilla, intuitiva y gratuita.

Cómo funciona

Empecemos por el principio: Trello.com es una plataforma online por lo que el primer paso será crear una cuenta. El procedimiento es muy sencillo y no muy distinto al de otras plataformas. Una vez que Trello nos envió a nuestra casilla el correo electrónico de confirmación, la cuenta está creada y ya puede utilizarse.

Luego de haber iniciado sesión con nuestro usuario y contraseña, la misma página nos irá guiando sobre los pasos a seguir describiendo las funciones que tenemos a disposición y como utilizar todas las herramientas que ofrece la plataforma.

Funciona como un tablero, imitando a las pizarras de corcho que se llenan de post-it y que son comunes en cualquier oficina. Este tablero está distribuido en columnas que conforman listas que representarán ámbitos de trabajo específicos. A su vez, las columnas se subdividen en “tarjetas” que reúnen los trabajos pendientes del proyecto en cada lista.

Estas “tarjetas” pueden ser asignadas a un miembro del grupo, se les pueden añadir fechas de entrega, etiquetas de colores o stickers, etc. También pueden moverse de una lista a otra arrastrándola ya que la página ofrece la opción drag & drop.

Las “tarjetas” son el alma de Trello y es en ellas donde cada usuario puede reflejar el contenido de la tarea a realizar. Pueden crearse comentarios, hacer cheklists de pendientes, incluir archivos adjuntos, establecer calendarios y alarmas, fechas de vencimiento, etiquetas y otras opciones que ayudan mucho a la organización de las tareas.

Es importante destacar que todos los datos enviados y almacenados en Trello son privados y seguros y que los administradores de los tableros controlan quienes tienen acceso a la información de su panel. Los datos son enviados por una conexión SSL/HTTPS segura que utiliza la misma tecnología de cifrado que los bancos.

¿Para quién es?

Aunque es probable que quien más provecho pueda sacar de una herramienta como Trello sea un emprendedor/a que busque optimizar y administrar mejor su empresa, la verdad es que la plataforma puede beneficiar a una amplia gama de usuarios. Un proyecto puede consistir tanto en un emprendimiento comercial como simplemente en tareas cotidianas que exijan un orden y disciplina específica.

Al tratarse de una herramienta muy versátil (y ésta es quizá su mayor virtud), Trello puede utilizarse para muchas cosas. La posibilidad de incorporar todo tipo de comentarios, fotos, calendarios y otras tantas opciones, junto a su excelente conectividad a través de su aplicación, la vuelven una opción válida para personas con todo tipo de intereses y proyectos.

Proyectos en equipo

Otro punto alto de Trello es la posibilidad de trabajar en equipo de forma instantánea, fácil y en tiempo real ¿Qué quiere decir esto? Que la plataforma permite invitar a otros usuarios a unirse a los tableros lo que posibilita mantener conversaciones e interactuar con un equipo de trabajo que se encuentra ocupado del mismo proyecto. Además, es posible compartir archivos en streaming y participar al mismo tiempo de todo lo que ocurra en el tablero.

Esta herramienta resulta fundamental para equipos de trabajo que operan de manera remota o aún dentro de la misma oficina ya que, además de brindar transparencia total al proceso, permite que todas las partes involucradas en el proyecto sepan en que están trabajando los demás usuarios.

Otra ventaja es que no existen límites de usuarios y, para proyectos grandes, pueden crearse varios tableros que estén vinculados entre sí lo que brinda la posibilidad de crear “equipos”. Para que todos los integrantes del equipo estén al tanto en tiempo real de los cambios introducidos por los demás usuarios, Trello proporciona notificaciones que llegan tanto por la aplicación como por correo electrónico. El email también puede ser utilizado para cargar modificaciones que aparecerán en el tablero al instante de enviada.

Dónde descargar la App

Trello se presenta en varias versiones, todas igualmente buenas e interconectadas entre sí. Se trata de una plataforma multi-dispositivo a la que puede accederse a través de Iphone, iPad, teléfonos, tablets, relojes Android y hasta Kindles.

La opción clásica es la versión online a la que se ingresa a través la web, pero también existe una versión para dispositivos móviles. La app de Trello se encuentra disponible tanto para iOS como para Android y existe también una versión de escritorio que puede ser descargada para PC o tablets. Todas las opciones ofrecidas tienen las mismas funciones y están perfectamente sincronizadas lo que la vuelve una plataforma tremendamente cómoda para utilizar a tiempo completo.

Precios

Es importante repetir que la opción gratuita de Trello es de por sí muy completa y alcanza para cubrir la mayoría de las pretensiones de quien quiera gestionar sus proyectos. Dicho eso, cabe mencionar que la web ofrece además dos opciones pagas: la Bussines Class y la Enterprise.

La opción Business Class tiene un costo de US$9,90 por usuario por mes (si se paga anualmente). Incluye entre otras ventajas, la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 250 MB, de personalizar el tablero con fondos y pegatinas, asistencia prioritaria por correo electrónico y tiempo de respuesta inferior a un día.

La opción Eterprise, por su parte, tiene un costo de US$20,83 por usuario por mes (si se paga anualmente) y está dirigida a grandes empresas que gestionan varios equipos en Trello. Las ventajas que ofrece este servicio son, entre otras, el inicio de sesión único disponible para todos los IdP de SAML, asistencia de incorporación personalizada, respuestas rápidas y atención personalizada, cifrado de archivos en pausa y revisión de seguridad personalizada.