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Notion: Tu espacio de trabajo en un solo lugar

Tutorial de Notion

Con el paso del tiempo, nuestras necesidades de organización se han hecho cada vez más exigentes. Sin embargo, esto ha generado la agradable consecuencia de tener un amplio abanico de soluciones de todo tipo y con diversos enfoques. En estos momentos nos manejamos con correos electrónicos, documentos compartidos, listas de tareas, notas, ciclos de vida de proyectos y más. Mantener la atención en tantas apps y servicios puede ser complicado y por ello queremos hablar acerca de Notion.

Se trata de una solución con la que podrás simplificar tu organización personal, la de tu equipo o proyecto, con el uso de espacios de trabajo y diversas herramientas que pone a disposición.

¿Qué es Notion?

Notion es un servicio que busca facilitar la organización a través de la creación de elementos como: bases de datos, wikis o listas de tareas, y también mediante la sincronización e integración con otras plataformas. En ese sentido, hablamos de una poderosa herramienta que brinda la posibilidad de enfocarnos en un espacio de trabajo, en lugar de en varias aplicaciones.

Esto evidentemente genera una dinámica de organización y supervisión de las tareas mucho más fluida, además de generar menos errores y retrasos. Es decir, revisar la línea de tiempo de un proyecto, tomar notas al respecto y luego desarrollarlas en un documento compartido de Docs, desde 3 ventanas distintas puede resultar agotador. Notion brinda la posibilidad de concentrar todo esto en un espacio, agilizando el flujo de trabajo.

Así, tenemos un servicio de organización multiplataforma basado en concentrar en un solo lugar todos los elementos que ocupamos en nuestro día a día. Sus posibilidades son realmente amplias y quienes se mueven en proyectos de diversas índoles tienen en Notion un excelente aliado para mantener todo organizado, sin morir en el intento.

¿Qué puedo crear en Notion?

El espacio de trabajo representa el factor fundamental y básico de Notion y no es más que una página con sub páginas y bloques.  A partir de la creación de un espacio de trabajo, tenemos la posibilidad de llenarlo con elementos que podemos generar en función a nuestras necesidades.

Para ello solo debes hacer click en la opción “Add Page” del panel izquierdo.

De inmediato se generará el nuevo espacio de trabajo y se mostrarán algunas opciones para comenzar a usarlo. En ese sentido, lo primero será agregar un título y luego haz click en la siguiente línea.

Esto mostrará la instrucción “Type ‘/' for commands”, al hacerlo podrás ver todos los tipos de bloques disponibles.

Tipos de bloques que puedes crear en Notion

Como mencionamos antes, los espacios de trabajo albergan bloques de contenido que podemos ocupar de acuerdo a lo que queremos crear. Por ello, encontraremos categorías de bloques básicos,  bases de datos, contenido multimedia y contenido embebido.

Bloques básicos

En los bloques básicos encontraremos opciones para agregar encabezados, sub páginas, listas de tareas, tablas, listas con viñetas y numeradas, citas, enlaces a páginas existentes, emojis, recordatorios y hasta ecuaciones matemáticas.

Bloques de bases de datos

Desde Notion podrás crear bases de datos y mostrarlas en distintos formatos como tablas, tableros, galerías, listas, calendarios y líneas de tiempo. Asimismo, podrás enlazar con bases de datos externas para verlas desde Notion.

Bloques multimedia

Este tipo de bloques ofrecen soporte para agregar imágenes, videos, marcadores, audio, código y adjuntar archivos.

Bloques de contenido embebido

En esta sección encontrarás bloques que te permitirán insertar en tus espacios de trabajo desde documentos PDF, pasando por archivos almacenados en Google Drive, hasta Tweets y mapas de Google Maps.

Sincronización multiplataforma

La sincronización multiplataforma de Notion se refiere a la posibilidad de conectar diversas aplicaciones a nuestros espacios de trabajo. La idea es que podamos ampliar nuestra capacidad de organización agregando elementos que no son nativos de la plataforma.

De esta manera, si tienes un espacio de trabajo podrás conectarlo con GitHub, Jira, Slack, Asana, Trello, Goole Drive y Evernote. Así, bastará con ingresar a Notion para ver las novedades en un tablero de Trello o de una conversación de Slack. Lo mismo si desarrollas una web con Carrd y quieres incrustar contenido que generas desde tu Notion.

Para activar la sincronización multiplataforma, primero debes  hacer click en la opción “Settings & members”.

En la ventana que se despliega, haz click sobre la opción “My connected apps” y luego selecciona la aplicación que quieras haciendo click en “Connect”.

Asimismo, debajo de cada aplicación encontrarás una descripción de lo que puedes hacer al sincronizarla con Notion.

Cómo aprovechar las plantillas o templates de Notion

Como hemos visto hasta ahora, Notion es un servicio bastante completo y muchísimas opciones para explorar. Si bien su interfaz es amigable y fácil de usar, todas las alternativas disponibles pueden resultar un tanto abrumadoras. Por ello, la plataforma cuenta con la posibilidad de emplear plantillas a fin de poner en marcha de inmediato tu espacio de trabajo.

Tomando en cuenta los distintos tipos de bloques que ofrece Notion, es posible darle usos diversos. En ese sentido, podemos desde llevar una lista de tareas, pasando por crear hojas de ruta y seguimiento, hasta generar la wiki de un producto o las preguntas frecuentes de una oficina de soporte técnico.

Para comenzar a trabajar desde una plantilla de Notion, haz click en la opción “Templates” del panel lateral izquierdo.

Esto desplegará una ventana emergente con un panel lateral al lado derecho en donde tendrás todas las categorías de plantillas disponibles. Se encuentran divididas según la naturaleza de tu oficio, por lo que podrás encontrar secciones para estudiantes, ingenieros, marketers y más.

Elige la que quieras usar y por último, haz click en “Use this template”. El resto será editar los datos de la plantilla para agregar los tuyos o los de tu proyecto.

¿Con qué herramientas puedo integrar Notion?

Tal y como tenemos la oportunidad de sincronizar aplicaciones con Notion para visualizar sus datos, también podemos hacer integraciones. La diferencia entre integrar y sincronizar, es que la primera nos permite interactuar con las opciones de la herramienta, mientras que sincronizando, solo podemos ver la información.

En ese sentido, integrar herramientas con Notion te permitirá agilizar los flujos de trabajo permitiendo ejecutar determinadas acciones. La plataforma cuenta con la posibilidad de integrar servicios como Google Drive, Jira, Trello, Asana y Slack.  Igualmente, con el uso de la API de Notion podrás hacer integraciones con otras plataformas que así lo permitan.

Cabe destacar que Notion cuenta con una galería de integraciones disponibles que podrás ver en este enlace.

Por otra parte, si tienes una solución de software propia, también podrás incorporarla desde el menú “Mis Integraciones”. Esto habla mucho de la versatilidad de la plataforma, permitiendo integrar incluso aplicaciones creadas por los propios usuarios.

Precios de Notion

El servicio de Notion se presenta con 4 planes que buscan ajustarse a las necesidades de todo tipo de usuarios y vamos a detallarlos.

Personal

Se trata del plan gratuito e incorpora páginas y bloques ilimitados, la posibilidad de compartir con 5 invitados, acceso a la API y sincronización con dispositivos. Además, tiene un límite de 5MB por archivo a cargar.

Personal Pro

El plan Personal Pro tiene un costo de $4 e incluye lo que mencionamos en el Personal y además, el acceso a un historial de versiones de 30 días para tus espacios de trabajo. Esto te permitirá tener un control de cambios disponible para restaurar viejas versiones de cualquier elemento. La carga de archivos no presenta límite de peso y tendrás invitados ilimitados.

Team

Con un costo de $8, el plan Team te permitirá tener invitados ilimitados, espacios de trabajo colaborativos, permisos de acceso a distintos elementos y herramientas de administración. Este plan resulta ideal para equipos de trabajo y espacios en donde ingresarán un alto número de usuarios.

Enterprise

Este plan cuenta con todas las bondades de Notion y además la posibilidad de ajustar opciones adicionales de acuerdo a tus necesidades. Así podrás optar por opciones avanzadas de seguridad y control, contratos personalizados y la posibilidad de gestionar usuarios y grupos. Su precio dependerá de las alternativas seleccionadas.

Conclusiones sobre Notion

Cuando probamos las mieles de manejar todas nuestras tareas desde un solo espacio de trabajo, no hay vuelta atrás. Pasar de cambiarnos de ventana constantemente en el PC o el smartphone a simplemente hacer un par de clicks en una sola pantalla, es un cambio realmente significativo. Ocupar Notion para tus labores organizativas, agilizará todo tu flujo de trabajo, minimizará los errores y te mostrará toda la información que requieras, con solo abrirlo.

No importa si manejas un equipo de trabajo o si se trata de tu organización personal, Notion cuenta con alternativas que se ajustan a cada caso. En las plantillas tenemos un ejemplo claro de ello, con la posibilidad de crear distintos recursos de acuerdo a la naturaleza de tus actividades.

Por otra parte, su versatilidad en cuanto a integraciones y sincronizaciones representan un valor agregado perfecto para quienes ocupan aplicaciones adicionales con frecuencia. No obstante, como oportunidad de mejora podemos mencionar su facilidad de uso, siendo un poco más complicada que otras opciones similares. Sin embargo, esto puede tener mucho que ver con la gran cantidad de opciones que presenta.

Si buscas una forma de agilizar tu trabajo, reducir los errores, tomar notas fácilmente y estar siempre al día en cuanto a la información de tus proyectos, Notion es un gran aliado para lograrlo.

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