El correo electrónico sigue siendo la principal plataforma de comunicaciones en estos momentos, aun cuando llegaron nuevos mecanismos como las aplicaciones de mensajería. El email se continúa usando para comunicaciones formales, marketing y toda una cantidad de ámbitos que le aseguran muchos años más de existencia. En ese sentido, quienes lo utilizan con frecuencia buscan el apoyo en herramientas como los gestores de correo para facilitar toda la experiencia. Por ello, hoy queremos hablar acerca de Outlook con sus ventajas y desventajas para ayudarte a conocer si vale la pena emplearlo en tu jornada o no.
Outlook es un programa que forma parte del paquete Office de Microsoft y en donde tendrás la posibilidad de configurar tu correo y administrar todos los emails que recibes. Sus funciones te permitirán desde crear carpetas, hasta hacer seguimiento a todas tus comunicaciones.
👍 Ventajas
✅ Se puede utilizar desde cualquier dispositivo
Outlook es un programa que tiene el gran beneficio de ser multiplataforma, lo que resultó un gran acierto de parte de Microsoft al tratarse de uno de los software líderes en el área. En ese sentido, podrás utilizarlo desde Windows, Mac, iOS y Android, por lo que siempre tendrás a la mano tus correos y la posibilidad de continuar gestionándolos desde donde estés.
Las versiones móviles de Outlook son una excelente opción, muy fáciles de usar y aunque no incorporan todas las funcionalidades de sus homónimas de escritorio, son bastante solventes para una administración básica del email.
✅ Integración con calendario y agenda
El gestor de correos de Microsoft es pionero en la comunión que existe entre el correo electrónico y las soluciones de calendario y agenda. Desde sus versiones de escritorio no solo ofrece la posibilidad de enviar, recibir y organizar correos, sino que también ofrece una vista de calendario en donde podemos agendar tareas. En estos momentos sigue siendo una alternativa prioritaria e incluso, en la versión web tendremos disponible estas funciones generando un entorno perfecto para preparar nuestras tareas.
✅ Amplio espacio de almacenamiento
Microsoft no tardó demasiado en adaptarse a las nuevas tendencias marcadas por Google, con su entorno de servicios que incluye el correo electrónico y cuyo espacio de almacenamiento está atado a la nube. En ese sentido, desde Outlook podemos disfrutar de un sistema similar en donde tendrás 15GB de espacio gratuito, no obstante, para ampliarlo, deberás acceder a una suscripción.
Sin embargo, se trata de una cantidad de espacio considerable si necesitas enviar y recibir emails sin preocuparte demasiado por el peso de los archivos adjuntos.
✅ Utilizar correo profesional con propio dominio
Si tienes una empresa, negocio u ofreces tus servicios profesionales de forma independiente y tienes un dominio propio, podrás incorporarlo a tu correo Outlook. Esto quiere decir que, tendrás la posibilidad de enviar emails con una dirección @tuempresa.com, lo que resulta excelente para la imagen corporativa de cualquier organización y emprendimiento.
Sin embargo, es de resaltar que para configurar tu dominio propio en Outlook, tendrás que comprar una suscripción de Office 365.
✅ Compartir y colaborar en archivos de trabajo
Como mencionamos antes, Microsoft se adaptó a las nuevas tendencias y se ocupó en brindar un entorno de servicios online y almacenamiento en la nube. Esto también involucra el trabajo colaborativo, por lo que a través de Outlook podrás compartir cualquier archivo que recibas rápidamente. Además, por su integración con herramientas como Word y Excel online podrás abrir y editar los documentos en cuestión.
El trabajo colaborativo es una de las necesidades básicas de los usuarios y equipos de trabajo en estos momentos y este software de gestión de emails lo promueve con sus funciones.
✅ Sincronización de tus contactos de Skype
Al tratarse de dos herramientas que provienen de la misma casa, es posible la integración de Outlook con Skype. Así, si usas esta última de forma frecuente para comunicarte con clientes o reunirte con tu equipo de trabajo, tendrás la posibilidad de sincronizar los contactos con Outlook. De esta forma, podrás ver su disponibilidad en la aplicación y también enviar mensajes instantáneos sin necesidad de ir a Skype.
👎 Desventajas
❌ Más lento que otros sistemas
Si comparamos las soluciones de Outlook para gestionar correo electrónico en móviles y computadoras, con sus competidores, veremos una clara diferencia de rendimiento. Si bien la solución de Microsoft es solvente, hay un factor importante de consumo de recursos que entorpece la experiencia, haciéndola muy lenta. Además, si comparamos la velocidad a la que actualiza Outlook con otras opciones, veremos que hay un retardo considerable en la recepción y envío.
De esta manera, aunque sus funciones son amigables y útiles, el rendimiento de la aplicación no es el mejor respecto al resto.
❌ La configuración requiere conocimientos técnicos
Cuando instalas Outlook en un ordenador, necesitarás pasar por el proceso de configuración para integrar tu correo electrónico. Sin embargo, este no se basa únicamente en ingresar nuestra dirección y contraseña, sino que amerita algunos datos adicionales, que en realidad son aspectos técnicos que deberían ser transparentes para los usuarios.
Si bien es algo que podemos resolver con una simple búsqueda en la web, se trata de una oportunidad de mejora que vale la pena acotar sobre la aplicación.
❌ Sistema complejo para recuperar contraseña
Para recuperar tu contraseña en Outlook tendrás que seguir un proceso en donde recibirás un código de verificación en tu correo de recuperación o en el número telefónico que configuraste al abrir la cuenta. No están disponibles las clásicas preguntas secretas, por lo que si no has configurado un correo o un número para recibir el código en cuestión, puede ser problemático el proceso.
❌ Limitación en el tamaño de envíos de archivos (20MB)
Aunque el servicio cuenta con un espacio de almacenamiento gratuito de 15GB, hay un límite respecto a lo que podemos enviar. En ese sentido, si quieres adjuntar un archivo para enviar un email, debes procurar que este no exceda los 20MB, puesto que, Outlook indicará que no es posible cargarlo. En caso de que tengas un archivo de este tamaño o mayor, lo más recomendable será compartirlo con OneDrive o comprimirlo a fin de disminuir el peso.