8 funciones que aumentan tu productividad en Google Sheet

Desde que las hojas de cálculo llegaron a nuestras vidas, se han convertido en una herramienta fundamental para todo tipo de tareas. Esta es la razón por la que Excel mantuvo un férreo liderato en esta área de la ofimática, sin embargo, las necesidades de los usuarios se hicieron cada vez más exigentes y fue Google Sheets quien tomó la posta. En estos momentos, la herramienta de la Gran G es una de las más empleadas por su enorme beneficio de trabajo online y colaborativo.

Por ello, te contamos como utilizar algunas de las principales funciones más frecuentes que se presentan cuando trabajamos con Google Sheets.

🔎 Cómo buscar en las hojas de cálculo de Google

La opción Buscar en las hojas de cálculo es una de las más requeridas, considerando que, podemos contar con  tablas llenas de datos en donde resulta difícil encontrar alguno en específico . Es así como desde Google Sheets tenemos dos caminos para acceder a la herramienta de búsqueda.

En el primero, únicamente  tendrás que hacer click en el menú “Editar” de la parte superior de la interfaz y la última opción de la lista es “Buscar y Reemplazar” . Al hacerle click, se desplegará una ventana emergente con dos campos de texto; uno para ingresar el término o valor que estás buscando y el otro para su reemplazo, en caso de que tengas uno. Si solo ocupas el campo de búsqueda, Google Sheets te llevará directamente a la celda en cuestión.

Adicionalmente, tenemos la posibilidad de  acceder a la herramienta de búsqueda con solo presionar la combinación de teclas CTRL+H . Al hacerlo, se desplegará de inmediato la misma ventana emergente para hacer la búsqueda y los reemplazos que necesites.

🔦 ¿Cómo filtrar en Google Sheets?

Otra función que necesitamos manejar cuando tenemos planillas de Google llenas de datos es la de filtrar. Esto nos permitirá obtener específicamente los datos que cumplen con una o más condiciones. Por ejemplo, si tienes una lista de vendedores y quieres saber cuántas ventas se han hecho en un determinado país o quienes llevan cierta cantidad, esta función es para ti.

Solo debes seguir estos pasos:

1. Selecciona la tabla con los datos y sus encabezados.
2. Dirígete al menú “Datos”.
3. Selecciona la opción “Crear un filtro”.

De inmediato, verás que en los encabezados de tu tabla aparecerá un icono en color verde que al hacerle click despliega algunas opciones. Así, verás las posibilidades de filtrar por color de la celda, por condición o por valores.

Para el caso de nuestro ejemplo, en donde tenemos una lista de vendedores, cantidades y países, usaremos el filtrado por condición, eligiendo la opción de “Texto es exactamente”.

De esta forma, solo tendremos que insertar el término que queremos filtrar y luego hacer click en el botón “Aceptar”.

🔓 Abrir una hoja de Google Sheets en Excel

Cuando trabajamos desde Google Sheets, puede presentarse la situación en donde necesitamos compartir el documento con alguien que utiliza Excel o abrirlo en un computador en donde no hay conexión. La buena noticia es que no debemos preocuparnos por temas compatibilidad, puesto que, existe la posibilidad de obtener nuestro archivo de Sheets para que sea ejecutado en Excel.

Los pasos son los siguientes:

1. Abre tu documento de Google Sheets.
2. Haz click en “Archivo”.
3. Dirígete a “Descargar”.
4. Selecciona Microsoft Excel (.XLSX)

💡 Aquí te dejo una función útil en excel para que puedas evitar hacer regla de tres simple en forma manual 😉

🔑 Cómo bloquear o desbloquear celdas

Sigue estos pasos si quieres bloquear una celda para evitar que sea modificada por otros usuarios:

Acto seguido, se desplegará una ventana emergente para configurar los permisos de edición de las celdas. En ese sentido, tendrás dos opciones: elegir quién puede modificar las celdas y mostrar un aviso cuando se intente editar.

Para desbloquear las celdas, el proceso es similar, solo debes dirigirte a la opción “Proteger hojas e intervalos” y hacer click en el icono que muestra un bote de basura al lado del campo para añadir descripción. Confirma que quieres eliminar la protección y listo.

No obstante, debes tomar en cuenta que para ello debes contar con los permisos para desproteger las celdas o rangos.

📌 Cómo fijar una fila en Google Sheets

Fijar una fila es muy útil cuando tenemos una tabla llena de datos y queremos desplazarnos hacia abajo sin perder de vista las leyendas de las filas de encabezado. Hacerlo es bastante simple y estos son los pasos:

#️⃣ Cómo convertir números a textos

Esta es una necesidad que se presenta cuando requerimos insertar valores en una celda que comiencen con el número 0, por ejemplo: 00050. Por defecto, Google Sheets convertirá de inmediato ese valor en 5, sin embargo, tenemos un par de soluciones disponibles.

Para la primera:

Por su parte, la segunda solución que podemos aplicar es agregar una comilla al principio del valor que estás ingresando. De esta forma, si quieres agregar 00012, entonces tendrás que escribir ‘00012.

✅ Cómo insertar un menú desplegable

Las listas o menús desplegables son una utilidad bastante empleada en diversos tipos de hojas de cálculo. Permiten facilitar el ingreso de datos fijos y recurrentes, evitando errores al escribirlos con frecuencia.

Para crear uno sigue estos pasos:

1. Selecciona la celda en donde quieres agregar tu menú desplegable.
2. Haz click en el menú “Datos”.
3. Dirígete a la opción “Validación de datos”.
4. Dirígete a la sección “Criterio” y elige si tus opciones están en un rango de celdas o si quieres ingresarlas manualmente, separándolas con comas.
5. Haz click en “Aceptar”.

🤖 Cómo autoajustar el ancho de las columnas

Si quieres que los datos de una o varias columnas puedan ser completamente legibles, tienes la posibilidad de ajustar el ancho de la columna. Esto  lo puedes hacer manualmente arrastrando el indicador hasta donde quieras , aunque también existe una forma más rápida.

Para ello, posa el cursor del ratón en el extremo derecho del encabezado de la columna, es decir, donde se encuentra la letra que la identifica. Cuando el cursor cambie a una flecha doble, solo tendrás que hacer doble click y la columna se ajustará de forma automática para que todos los datos sean visibles.