Durante mucho tiempo, las hojas de cálculo no solo se emplearon para lo que dice su nombre: hacer cálculos, sino que también comenzaron a ser ocupadas para almacenar y manejar bases de datos. Siendo honestos, esto resultaba un tanto funcional en escenarios sencillos y lo más importante, es que cualquier persona podía hacerlo aplicando un par de filtros. Pero en nuestros días, hasta las necesidades más simples, se han hecho exigente y por eso queremos hablar de una herramienta orientada a la creación y gestión de bases de datos, accesible para todos . Su nombre es Airtable.
Con esta alternativa podrás despedirte de Excel o Google Sheets para labores sobre bases de datos y darle la bienvenida a los beneficios de un gestor muy fácil de usar.
¿Qué es Airtable y para qué sirve?
Cuando necesitamos registrar determinados datos de manera recurrente y mantener un historial de ellos para una posterior consulta, generalmente pensamos en utilizar una hoja de cálculo. Aunque la herramienta correcta para este escenario es una base de datos, se trata de un conocimiento que no manejan todas las personas. Es decir, para ello necesitamos a un experto en el área que haga su trabajo desde sistemas como SQL o POSTGRE.
En este contexto, Airtable se presenta como una solución orientada a que cualquier persona con la necesidad de registrar datos y consultarlos, pueda hacerlo de una forma amigable y con todos los beneficios de un gestor de base de datos . Además, el servicio cuenta con plantillas prediseñadas para determinados casos de uso que pueden ajustarse a lo que requieres. De esta manera, tu única tarea será personalizarla, agregando tus propios datos y aplicando los cambios que sean necesarios.
En ese sentido, tenemos en Airtable una opción para exprimir tus datos al máximo con la posibilidad incluso de generar tu propia interfaz, sin necesidad de conocimientos en programación o lenguaje de bases de datos.
Cuál es la diferencia de trabajar con base de datos vs. hoja de cálculo
Solemos llamar base de datos a cualquier elemento en donde asentamos una lista de datos que consultaremos posteriormente. Esta es la razón por la que cuando nos piden crear una base de datos de clientes, por ejemplo, lo que hacemos es generar una tabla de Excel –utilizando diversas funciones– con encabezados identificando los datos que se ingresarán en las celdas de cada columna. Además, desde las hojas de cálculo podemos ir más allá y ocupar la herramienta de búsqueda para ubicar los datos que necesitamos.
Pero cuando se trata de una base de datos propiamente dicha, las posibilidades van mucho más allá que las de registrar datos y utilizar la herramienta de búsqueda y esta es la diferencia fundamental con las hojas de cálculo . Las bases de datos establecen relaciones entre las categorías en donde se ubican los datos, lo que facilita búsquedas lo más específicas posibles. El caso de las hojas de cálculo es diferente para estos casos, porque por defecto no están diseñadas para almacenar, relacionar y ubicar datos.
Otro factor importantísimo a considerar es la cantidad de información que soportan. Excel permite una cantidad finita de registros , cuyo límite está planteado por la misma herramienta. Por su parte, las bases de datos pueden ser tan grandes como lo permita el disco duro o los planes del servicio en casos como el de Airtable .
Bloques principales de Airtable
Como mencionamos antes, Airtable es una herramienta que facilita para todos los usuarios el proceso de creación y uso de las bases de datos. En ese sentido, para familiarizarnos un poco más rápido, vamos a comentar cuáles son los principales bloques o elementos que componen el entorno de esta herramienta.
Bases
Dentro del contexto de Airtable, las bases de datos son llamadas Bases. Cuando creas tu cuenta en el servicio, pasas directamente al panel principal del sitio en donde podrás ver las diferentes maneras de crear tus Bases. En primer lugar, tienes la posibilidad de comenzar desde cero y diseñarla completamente de acuerdo a tus necesidades. Sin embargo, esto podría no ser muy recomendable si no tenemos demasiados conocimientos.
Si este es tu caso, debes saber que Airtable cuenta con la opción de trabajar a partir de plantillas. De esta forma, tendrás Bases prediseñadas y orientadas a diversos casos de uso. Para acceder a ellas, debes hacer click en la opción “Start with templates” y se desplegarán algunas opciones. Si quieres ver otras, puedes hacer click en “Explore More Templates”. El gran beneficio de esta modalidad es que no tendrás que empezar desde cero, sino que tu trabajo será editar la plantilla, ajustándola a lo que necesitas.
Tablas
Las tablas representan espacios en donde almacenaremos una lista de elementos determinada. Las Bases pueden contener múltiples tablas dedicadas a guardar diferentes tipos de datos y además, relacionarlos entre sí. Para hacerlo mucho más familiar, podemos pensar en los libros de Excel que pueden contener diferentes tablas que se muestran como pestañas en la parte inferior.
Para nuestro ejemplo seleccionamos la plantilla de Catálogo de Productos y esta base se compone de las tablas: Muebles, Clientes, Vendedores, Diseñadores y Órdenes. Además, cada una guarda elementos datos específicos que pueden estar relacionados con las otras tablas o no.
Campos
Los campos de Airtable pueden ser vistos como las columnas de Excel, en ellos definimos el tipo de dato a almacenar y el formato en que estará. De esta manera, en la plantilla de Cátalogo de Productos que seleccionamos podemos encontrar campos para el nombre del producto, medida, precio, imágenes y más. Nuestra misión con los campos es definir los que necesitamos y elegir el tipo de formato más adecuado.
Registros
Si los campos podían ser vistos como las columnas en Excel, los registros son el equivalente a las filas . En ese sentido, cada registro de nuestro Catálogo de Productos en Airtable está representado por cada producto almacenado. Son precisamente desde los registros que se generan las relaciones con los que están guardados en otras tablas.
Vistas
Las Vistas representan las formas en la que podemos consultar la información que obtenemos de las bases de datos. Por ejemplo, si quieres ver productos de un catálogo que cumplan con una condición específica de manera recurrente, podrás generar una vista. De esta manera, podrás consultar rápidamente los muebles creados por un diseñador determinado, por ejemplo.
Cómo importar una tabla de Excel a Airtable
Al principio comentábamos que emplear Excel para almacenar datos es bastante común. Esto quiere decir que seguramente tienes uno o varios archivos a los que podrías sacarle el jugo si los gestionaras como una verdadera de base de datos. La buena noticia es que Airtable cuenta con la posibilidad de importar tu tabla de Excel y adaptarla al formato del servicio para generar una Base.
El proceso es bastante y estos son los pasos:
- Ingresa al dashboard o panel principal de Airtable.
- Haz click en la opción “Quickly Upload”.
- Selecciona Microsoft Excel en la lista que se despliega.
- Inserta el archivo desde tu ordenador o elígelo desde Drive.
- Si todo aparece correcto, solo debes hacer click en “Importar” y pasarás al área de trabajo.
De la misma forma puedes trabajar con documentos de Google Sheets, CSV o incluso, pegar tu mismo la tabla.
⚡ Principales funcionalidades de Airtable
Como hemos visto hasta ahora, Airtable.com es una alternativa perfecta para usuarios sin conocimientos en base de datos, pero con necesidades e ideas para cubrir sus necesidades. En ese sentido, cuando ocupamos este servicio, tenemos en frente una serie de funcionalidades muy interesantes que incentivan su uso.
✅ Trabajo colaborativo
El trabajo colaborativo es la principal exigencia de los usuarios en el mundo en estos momentos y podemos encontrarlo en servicio líderes como los de Google Docs. Airtable es consciente de ello y permite la posibilidad de que 2 o más usuarios puedan participar en el mismo proyecto, desempeñando diversas tareas.
✅ Creación de formularios
Las bases de datos ameritan que estemos constantemente ingresando registros y en ese sentido, los formularios representan una manera sencilla de facilitar y agilizar el proceso. Si tienes personal asignado para hacer registros en tus Bases, bastará con diseñar un formulario en Airtable para hacer la tarea más amigable y reducir errores.
Lo mejor de todo es que el creador de formularios es bastante intuitivo y en cuestión de unos pocos minutos ya tendrás listo tu formulario para recolectar datos y almacenarlos en la Base.
✅ Integraciones
Airtable no solo tiene soporte para importar tus libros de Excel, sino que cuenta con una API dedicada a diversos servicios. Esto brinda la oportunidad de conectar tu Base de Airtable con otras herramientas como Asana, Facebook, GitHub, Slack, Mailchimp, Stripe, Twitter y otros.
💻 Las apps dentro de Airtable
Por si fuera poco, Airtable cuenta con un marketplace en donde encontrarás diversas aplicaciones desarrolladas por la empresa, con el propósito de potenciar tu trabajo en el servicio. Algunas de las aplicaciones disponibles te permitirán generar gráficos para tus Bases, depurarla para eliminar elementos duplicados, subir múltiples registros en un solo movimiento y mucho más.
La galería de aplicaciones es muy amplia y vale la pena visitarla porque seguro te llevarás algunas utilidades interesantes.
💲 Precios y planes
En cuanto a los precios y planes de Airtable, encontrarás 4 disponibles.
🔵 Plan gratis
Orientado al uso individual o de pequeños equipos y ofrece:
- Bases ilimitadas.
- 5 colaboradores.
- Comentarios ilimitados.
- Soporte para 1 app.
- Soporte para 1 sincronización.
- 1200 registros por base.
- 2GB para almacenar archivos por cada Base.
🔵 Plan Plus ($10 pago mensual)
Con el plan Plus podrás dar el salto a la profesionalización que requiere tu trabajo. Los beneficios son:
- Soporte para 3 apps por Base.
- Soporte para 3 sincronizaciones por Base.
- 5000 registros por base.
- 5GB para almacenar archivos por cada Base.
- Formularios personalizados.
- Historial de 6 meses.
- Sincronización automática de tablas.
🔵 Plan Pro ($24 pago mensual)
Este plan está orientado para grandes equipos y compañías. Dentro de lo que ofrece tenemos:
- Soporte para 10 apps por Base.
- 7 integraciones para sincronizar, incluyendo Jira Cloud.
- 50.000 registros por base.
- 20GB para almacenar archivos por cada Base.
- Diagrama de Gantt y línea de tiempo.
- Vistas personales y restringidas.
- Soporte para agregar permisos a tablas y campos.
🔵 Plan Enterprise
Es el plan más grande de Airtable, ofrece todo lo que ya hemos visto, pero de forma ilimitada y con una tarifa basada en el consumo. Por ello, no tiene un precio específico sino que su contratación se realiza a través del canal de ventas.