La pandemia de Covid-19 obligó al mundo a buscar alternativas para mantener operativos muchos procesos. Así, aquellos que requerían comunicación se vieron beneficiados por los servicios de videollamadas. De esta forma, plataformas como Zoom y Google Meet han tomado la relevancia que vemos hoy. Sin embargo, esto también ha generado que prácticamente salgamos de una llamada para entrar a otra, lo que nos ha obligado a organizarnos mucho más.
En ese sentido, queremos hablar sobre Calendly, un servicio orientado a una organización precisa y automatizada de tu agenda de videoconferencias . Básicamente, te permitirá gestionar la planificación de reuniones a través de un calendario que mostrará tus momentos de disponibilidad.
¿Qué es Calendly y para qué sirve?
Como mencionamos antes, la idea principal de este servicio es evitarnos el trabajo de revisar nuestra cuenta en cualquier calendario para encontrar un momento disponible. En su lugar, bastará con enviar un enlace a la persona con la que planificamos reunirnos y que esta elija la hora y fecha en función de las que aparecerán en el calendario.
Esto te permitirá estructurar tu tiempo de una manera mucho más organizada, ofreciendo espacio con la cantidad de horas y minutos que quieras . Además, cuenta con la capacidad de integrarse a los principales servicios de calendario, por lo que la gestión de tus videollamadas será automática y sumamente cómoda.
Frente a todo esto, tenemos en Calendly un servicio que permite tanto tomar el control de tu disponibilidad para planificar videoconferencias en tus propios, como facilitar la posibilidad de establecer comunicación contigo. Si estás teniendo problemas para programar reuniones por falta de tiempo o para manejar el volumen de llamadas, esta herramienta podría serte de mucha ayuda.
Crear cuenta gratis
Si bien Calendly es un servicio de pago, también cuenta con un plan gratuito con el que podrás comenzar a usarlo. Con este tipo de suscripción podrás conectar un calendario, sincronizar todo con las apps móviles, programar reuniones ilimitadas y recibir notificaciones.
Para comenzar con la creación de tu cuenta gratuita, ingresa al sitio web desde este enlace, ingresa tu email y haz click en “Sign Up”.
Si estás registrándote con una cuenta Google, ofrecerá un método de registro más rápido al brindar permisos de acceso a tu cuenta.
Si no quieres hacerlo, en la parte inferior del recuadro tendrás un link para registrarte de la forma convencional, ingresando tu correo electrónico y la contraseña.
¿Cómo configurar tu agenda?
Una vez te hayas registrado siguiendo cualquiera de los dos mecanismos disponibles, comenzará el proceso de aprovisionar tu cuenta. Esto quiere decir que, comenzaremos con la configuración de la agenda y la puesta a punto de la cuenta, para ofrecer los horarios en que podemos reunirnos y también definir el calendario que usaremos.
En ese sentido, el siguiente paso posterior al registro, será personalizar tu enlace de Calendly. Para ello, ingresa tu nombre o lo que quieras que identifique tu link para pautar reuniones y haz click en “Continue”.
A continuación, el sitio solicitará el calendario a consultar para verificar tu disponibilidad y el que se usará para programar las reuniones. Si en tu caso estos calendarios son diferentes, podrás definirlo haciendo click en el botón “Edit”. De lo contrario, haz click en “Continue” para avanzar.
En el siguiente paso tendrás que ofrecer información preliminar sobre tus días o bloques horarios disponibles.
Para ello, tendrás recuadros con los días de la semana que deberás marcar para definir que estás disponible . Asimismo, en la parte superior tendrás dos menús desplegables para definir el espacio de horas del que puedes disponer para reuniones online.
Por último, para terminar la configuración inicial de tu cuenta, deberás responder una pregunta para personalizar tu experiencia y se trata del tipo de cargo que ocupas o actividad que ejerces. Al seleccionarla, haz click en “Finish” y pasarás al panel principal.
Automatizar tu agenda de reuniones
El objetivo principal de Calendly es precisamente la automatización de tu agenda de reuniones. Es decir, que no tengas la necesidad de abrir el calendario y revisar tus pendientes para pautar una reunión. En su lugar, podemos reducir este proceso a solo un paso: compartir un enlace, el resto quedará en las manos de la otra persona cuya tarea será definir el día y la hora de llamada.
Esto es posible porque Calendly ofrece la posibilidad de que definamos previamente nuestros días y espacios de tiempo disponible. Así, para comenzar a automatizar tu agenda de reuniones, haz click en la opción “Availability” ubicada en la parte superior de la pantalla en el panel principal.
Esto te llevará a la sección en donde podrás definir las horas en las que puedes conectarte en una videollamada. Cabe destacar que, para un mejor control del tiempo, Calendly ofrece 3 tipos de reuniones: de 15, 30 y 60 minutos . En ese sentido, antes de definir tus horas de disponibilidad, tendrás que indicar el tipo de reunión que podrás realizar.
Desplázate un poco hacia abajo y verás completamente la lista de los días de la semana y los espacios para definir tus horarios. El sistema es bastante intuitivo en este punto, así que bastará con llenar los campos disponibles.
No obstante, si en un día tienes disponibilidad en dos bloques horarios diferentes, bastará con hacer click en el icono “+” que verás al lado derecho del campo para las horas.
Adicionalmente, al lado derecho de este panel verás una opción identificada como “Add date overrides”. Se trata de una alternativa muy útil que te permitirá definir si algún día en particular tienes algún bloque horario que necesites eliminar o agregar.
Una vez hayas definido toda esta información, tu agenda quedará automatizada y lista para una organización mucho más amigable tanto para ti, como para tus clientes.
Integrar tu cuenta de Calendly con Zoom
Calendly es un servicio muy completo y no se limita a agregar reuniones a nuestro calendario. Adicionalmente, cuenta con un apartado llamado “Integrations” que como su nombre lo indica, te permitirá integrar o conectar otras apps como Carrd.co a Calendly. De esta manera, al ingresar en este menú desde la parte superior de la pantalla, verás un amplio catálogo de apps y servicios disponibles.
Dentro de estos servicios encontraremos Zoom, una opción interesantísima que permite automatizar el flujo de trabajo hasta el final. Es decir, tus clientes recibirán el link con el calendario, definirán el día y hora de la reunión en función a tu disponibilidad y la cita se agregará a tu agenda tus clientes recibirán el link con el calendario, definirán el día y hora de la reunión en función a tu disponibilidad y la cita se agregará a tu agenda . Adicionalmente, al integrarlo con Zoom se programará de inmediato una reunión y los involucrados recibirán al mismo tiempo un email con el enlace y los detalles.
Para comenzar a integrar tu cuenta de Calendly con Zoom, haz click en “Integrations” y selecciona Zoom en el catálogo.
Esto te llevará a una página con información sobre la función y verás el botón “Conect Zoom”, hazle click.
Esto te llevará a la pantalla de autorización para conceder los permisos de acceso a tu cuenta de Zoom.
Al otorgarlos, pasarás a la vista de confirmación en donde se mostrará además cuál es el último paso la integración.
Se trata de agregar a Zoom dentro de las opciones de ubicación para tus reuniones. Es decir, Calendly ofrece la posibilidad de agregar alternativas para que tus clientes definan si quieren tener una llamada telefónica, usar Zoom o Google Meet Calendly ofrece la posibilidad de agregar alternativas para que tus clientes definan si quieren tener una llamada telefónica, usar Zoom o Google Meet .
Para agregar Zoom en las ubicaciones, dirígete al panel principal en donde verás tus 3 tipos de eventos disponibles. La última tarea para completar la integración es hacer click en el icono del engranaje.
En la siguiente pantalla, haz click en la primera opción “What even is this?”.
Esto desplegará una serie de opciones, donde la segunda es Location. Haz click para que se muestre el menú desplegable y elige Zoom. Para finalizar, haz click en el botón “Save & Close” de la parte superior derecha.
Ahora, cada vez que alguien selecciona una fecha y hora para reunirse contigo, generará de inmediato una llamada programada de Zoom, además de una entrada en tu calendario.