Al día de hoy, Google Docs representa el procesador de textos más popular en el mundo. Si bien Word todavía le sigue de cerca, la solución de Google ha logrado romper muchas barreras, sobre todo la que se refiere a los costos. En ese sentido, queremos ampliar este panorama y mencionar 10 de las ventajas más relevantes que tiene Google Docs.
Si todavía no tomas una decisión respecto a la herramienta que utilizarás para comenzar a redactar tus textos, aquí te traemos algunas razones por las que deberías emplear la solución de Google.
1. Acceso a tus documentos desde cualquier dispositivo
El acceso a nuestra información desde cualquier dispositivo es una necesidad primordial que tenemos como usuarios en estos momentos. Esta es la razón por la que ambientes como el de Google o Apple resultan tan exitosos. En el caso de Docs, tendrás la posibilidad de abrir y modificar tus documentos tanto en el ordenador, como desde tu móvil .
En el caso de los dispositivos móviles, podrás modificar los archivos únicamente si instalas la aplicación. Por su parte, usando el navegador móvil tendrás acceso de solo lectura al documento.
2. Guardado automático
Es probable que hayas pasado por el traumático escenario de estar escribiendo cualquier trabajo en Word y que una falla reinicie el ordenador, lo apague o simplemente el programa se cierre. En este punto dependemos únicamente del respaldo temporal que almacena Word y que generalmente no tiene todos nuestros avances.
Esto no resultará una preocupación con Google Docs, puesto que, todos los cambios son guardados automáticamente. En ese sentido, si estás escribiendo y el equipo se apaga, cuando vuelvas, podrás comenzar a trabajar exactamente desde lo último que ingresaste . Se trata de uno de los principales atractivos de Google Docs porque brinda seguridad a los usuarios de que sus avances no se perderán.
3. Archivos compartidos con el equipo de trabajo
Google Docs irrumpió con dos funciones geniales, una la vimos anteriormente y la otra es el trabajo colaborativo. Hablamos de la posibilidad de compartir un archivo con uno o más usuarios y trabajar en el mismo en tiempo real. Si un equipo está en medio de un proyecto de redacción, esta función es la mejor alternativa para concentrarlo todo y evitar tener varios documentos .
Además de admitir varios usuarios al mismo tiempo, Docs ofrece una caja de chat para comunicarte con tus compañeros. Incluso, en la parte superior de la interfaz verás un icono para establecer videollamadas.
4. Acceso gratuito
Google Docs puede ser utilizado por cualquier persona con una cuenta Gmail. Se trata del único requisito de la herramienta, fuera de los aspectos técnicos. Esto representa una enorme ventaja frente a sus competidores en donde debemos pagar una licencia. Piratear el software no resulta una opción, puesto que, pone a tu ordenador en riesgos de seguridad.
En ese sentido, Google Docs es una alternativa abierta para todos, en la que solo tendrás que iniciar sesión con una cuenta gratuita.
5. Sin instalación en el ordenador o PC
Con Google Docs tenemos un procesador de texto al alcance de un par de clicks en el navegador. Es decir, si tienes una nueva computadora y necesitas comenzar a trabajar de inmediato, no será necesario esperar por descargas, ni procesos de instalación . Esto también resulta bastante amigable para aquellos ordenadores con poco espacio de almacenamiento.
Así, hablamos de una solución que no solo es de fácil acceso, sino que no requiere ningún tipo de aprovisionamiento para ponerla en marcha. Como mencionamos antes, lo único que necesitas es iniciar sesión con tu cuenta Gmail.
6. Ordenado por carpetas
Google cuenta con su propio ecosistema en donde cada herramienta es capaz de integrarse para apoyar a la otra. En este caso, el almacenamiento y gestión de archivos está a cargo de Drive y es ahí donde se almacenan los documentos. De esta forma, tendrás la posibilidad de distribuir tus archivos en carpetas siguiendo el orden que necesites.
7. Compatible con diferentes formatos
Si tienes un archivo previamente creado en Word, por ejemplo, podrás importarlo desde Google Docs sin problemas. La herramienta soporta los formatos Doc, Docx, Rtf y más , además, también posible exportar el documento en PDF.
La compatibilidad no será un reto para trabajar desde Google Docs, en caso de que tengas un trabajo avanzado desde otra herramienta. Bastará con importar el material para comenzar a aprovechar las bondades de esta solución.
8. Permite insertar videos de Youtube y presentaciones
Esta función habla mucho de la versatilidad que brinda Docs a la hora de procesar y mostrar datos en los documentos. Si estás trabajando en un archivo para compartir en la web o correo electrónico, resultará muy útil que al pegar un link de YouTube y posar el puntero encima, se muestre la miniatura del video. Esto es posible en Docs y el soporte no se limita a videos, sino también a presentaciones .
9. Control de acceso de distintos usuarios
Este aspecto de privacidad es muy atractivo porque permite definir el alcance que tienen los usuarios que ingresan al documento. En ese sentido, tendrás la posibilidad de establecer si se tratan de lectores o editores . Los primeros pueden acceder al documento y ver todo su contenido, pero no modificar. Por su parte, los editores tienen permisos de lectura y también pueden realizar cambios.
👉 Cómo compartir el link de Google Drive en distintos dispositivos.
Adicionalmente, es posible precisar si el archivo será visto solo por determinados usuarios o por aquellos que tienen el enlace del documento. Así, tenemos a disposición varios niveles de acceso para garantizar la privacidad de tu material.
10. Disponible en todas las plataformas
Google Docs tiene la enorme ventaja de poder ser usado en cualquier ordenador o dispositivo móvil . En los ordenadores, no importa cuál sistema operativo tengas, el acceso se basa en el navegador. De esta manera, solo debes procurar contar con Chrome, Edge, Safari o Firefox para garantizar la presencia de todas las funciones.
En cuanto a los dispositivos móviles, Google Docs cuenta con aplicaciones para Android y iOS. Así, podemos decir que no importa si utilizas una marca u otra en los diferentes equipos que tienes, siempre podrás acceder a tus archivos fácilmente.