Google Forms es una de las alternativas más populares en el mercado para todo lo relacionado con la realización de encuestas y formularios . La Gran G ha mantenido en esta herramienta su característica facilidad de uso, practicidad y ese carácter gratuito que abre las puertas a todos los usuarios. Si estás pensando en usarla, aquí te daremos un paseo por sus ventajas y desventajas (6 pros y 5 contras).
Esto te dará la posibilidad de tomar una decisión más acertada a la hora de seleccionar una herramienta para crear encuestas, cuestionarios y otros instrumentos por el estilo.
Ventajas de Google Forms
✅ Herramienta gratuita
Lo primero que debemos mencionar dentro de las ventajas de Google Forms es su carácter gratuito. Cualquier persona con una cuenta de Google convencional podrá acceder a la herramienta y crear todo el material que quiera .
Si bien el sitio web de Google Forms cuenta con una sección de precios, se refiere a la suscripción de Google que aumenta tu espacio de almacenamiento y brinda correo empresarial.
✅ Integración con hojas de cálculo de Google
Igualmente, podrás abrir una hoja de cálculo de Google e importar los datos almacenados desde el formulario.
✅ Preguntas y respuestas ilimitadas
A diferencia de otras opciones para crear formularios y encuestas, en Google Form no tendrás límites en cuanto a preguntas y respuestas. Es decir, tu cuestionario puede ser tan amplio como quieras y además, está abierto para ser respondido por la cantidad de personas que necesites.
Esto es algo relevante a considerar cuando elegimos un servicio para generar encuestas. Si has dimensionado tu proceso para una amplia cantidad de personas, esta alternativa no te pondrá límites.
✅ Plantillas listas para utilizar
El trabajo con plantillas ha demostrado ser realmente efectivo y Forms cuenta con una galería de opciones muy interesante. Estas te permitirán generar formatos dedicados a diversos escenarios, que te ahorrarán mucho tiempo de diseño. Así, tu única tarea será editar el formulario, agregando tus propias preguntas y elementos en general.
Si no tienes muchas ideas para comenzar a plantear el documento que quieres crear, lo mejor será comenzar con una plantilla . En Google Forms hallarás opciones orientadas a recoger datos de contacto, confirmar asistencias, invitaciones a eventos y más.✅ Personalizar encuestas con marca propia
Si quieres darle un tinte propio e institucional a tus encuestas, debes saber que podrás personalizarla como quieras. Forms ofrece la posibilidad de adaptar tu material a tu kit de marca, a fin de darle una apariencia totalmente profesional y corporativa.
En ese sentido, podrás cambiar la combinación de colores y agregar un encabezado propio, adaptado a tu imagen empresarial.
✅ Compartir encuestas en tiempo real
Otra de las bondades de la herramienta es su capacidad de actualización en tiempo real . Esto quiere decir que, una vez termines tu formulario, podrás compartirlo y ver como se suman las respuestas, a medida que los usuarios las envían.
Si quieres saber qué tanta aceptación tuvo el formulario que enviaste, podrás descubrirlo de inmediato con la entrada de uno o más usuarios.
👎 Desventajas de Google Forms
❌ Personalización del diseño limitado
La personalización de diseño en Google Forms se basa en 3 aspectos:
- El encabezado.
- La fuente.
- El color.
Estos se encuentran en la sección “Personalizar tema”, a la que podemos ingresar haciendo click en el icono de la paleta, en la parte superior de la interfaz.
Así, tendremos acceso a cambiar la imagen del encabezado, el tipo de letra y también el color general del formulario .
❌ Limitaciones según el formato del documento
Los formularios y cuestionarios que ofrece la herramienta tienen sus particularidades. En ese sentido, desde los formularios podrás recoger datos normalmente, pero no podrás asignar puntuaciones, definir respuestas o arrojar comentarios automáticos . Si quieres todo lo anterior, entonces tendrás que generar un cuestionario o convertir el formato que tienes en uno.
La idea es que los usuarios tengan opciones adaptadas a diferentes tipos de necesidades. Por lo que puedes elegir una si solo requieres almacenar respuestas u otra, si lo que buscas es puntuar o comentar de forma automática.
❌ No funciona offline
Una de sus principales características y bondades puede resultar bastante contraproducente. Se trata de su funcionamiento online, algo que podría jugarnos en contra al quedarnos sin internet en cualquier momento. A diferencia de opciones como Google Docs o Sheets, no podrás marcar un documento para usarlo sin conexión.
❌ No se pueden utilizar ecuaciones
Otra limitante a tomar en cuenta cuando empleamos Google Forms es la carencia de un editor de ecuaciones . Esto quiere decir que, si tienes un cuestionario o formulario basado en fórmulas o expresiones matemáticas, no podrás llevarlo a la herramienta de Google.
❌ No se puede utilizar en foros de debate online
Aunque los formularios y cuestionarios generados en Forms pueden insertarse en sitios web, no son compatibles con foros online. Muchos usuarios de estas comunidades suelen insertar encuestas en los tópicos que abren y para ser respondidas sin salir del sitio. Si esto es lo que buscas, debes saber que Google Forms no es compatible con este tipo de inserción.
Conclusiones
Una vez conocidas algunas ventajas y desventajas de Google Forms, tenemos un panorama más claro para tomar la decisión de elegirla o no. Es una herramienta con opciones de personalización, que si bien son algo limitadas, te permitirán darle tu identidad corporativa al documento. Por otra parte, puede ser empleada en diversos escenarios, sin embargo, si te orientas más al campo matemático, lo mejor será buscar otra opción.
La integración con Sheets y otras herramientas de Google es genial porque nos permite exportar e importar información. Además, llenar una hoja de cálculo de forma automática con las respuestas que obtenemos, nos ahorrará mucho tiempo de trabajo. Asimismo, agilizaremos mucho más el proceso a partir del uso de plantillas.
Google Forms es un generador de formularios con muchas luces y algunas sombras, que tienen más que ver con características limitadas, que con su buen funcionamiento. El hecho de ser completamente gratuito aporta muchísimo a sus bondades, por lo que si buscas recoger datos de forma simple, esta es la alternativa correcta.