Las hojas de cálculo representan una de las herramientas más útiles que tenemos dentro de las soluciones informáticas. Podríamos pensar que es algo que utilizan únicamente en las oficinas, sin embargo, su uso trasciende todos los ámbitos, prestando sus cualidades para cualquier actividad. Dentro de las alternativas disponibles solemos hablar de Excel y Google Sheets, no obstante, hoy queremos comentar una que ha logrado posicionarse muy bien dentro de la conversación. Se trata de Zoho Sheets, un desarrollo de Zoho para su paquete de trabajo colaborativo.
En ese sentido, vamos a revisar sus ventajas y desventajas a fin de que lo tomes en cuenta de inmediato dentro de tus opciones, si estás en busca de una hoja de cálculo para tus tareas.
👍 Ventajas
✅ Colaboración en tiempo real
El trabajo colaborativo es uno de los principales requerimientos que tienen los equipos de trabajo en estos momentos. Las necesidades de los usuarios fueron apoyándose cada vez en la comunicación en tiempo real, algo que supo leer muy bien Google, pero no Microsoft con Excel. Zoho por su parte, llega a un mercado dominado por la gran G y limitado en alternativas, por lo que la colaboración en tiempo real es una de sus funciones fundamentales.
En ese sentido, tendrás la posibilidad de crear tus hojas de cálculo y darle permisos de acceso a otros usuarios para trabajar en ella al mismo tiempo. Esto implica la aplicación de cambios en tiempo real, de manera que, podrás ver, las ediciones de inmediato sean aplicadas. Adicionalmente, cuenta con un sistema de comentarios con el que podrás agregar impresiones o información adicional en el área que quieras.
Además, para hacer más fluida la colaboración entre el equipo, Zoho Sheet ofrece una herramienta de chat en donde todos podrán estar en contacto.
✅ Exportar datos a Excel
Zoho tiene en cuenta que Excel es la herramienta de hojas de cálculo con mayor presencia dentro de las oficinas. En ese sentido, ofrece la posibilidad exportar los datos de cualquier archivo generado en Zoho hacia Excel sin necesidad de hacer una conversión de formatos . Esto resulta excelente para esos entornos en donde de alguna manera la información termina siendo consolidada en una hoja de Excel.
Adicionalmente, Zoho Sheets es compatible con documentos en formato ODS, CSV y TSV, así como también, puede exportar las hojas en formato HTML y PDF.
✅ Crear presentaciones
Zoho Sheets cuenta con una función muy interesante y es la posibilidad de publicar las hojas de cálculo en internet de diversas maneras. De esta manera, si has generado un archivo con datos y gráficos, podrás mostrarlo para toda tu audiencia a través de internet. Por ejemplo, podrás incrustar la hoja en una página, bloquear fórmulas importantes y ocultar los datos para que solo se muestren los gráficos.
Así, vemos como la herramienta brinda prestaciones para crear presentaciones directamente desde la hoja de cálculo y nuestro único trabajo, será seleccionar lo que queremos mostrar. La gran ventaja de esto, es el ahorro de tiempo que tenemos frente al hecho de sacar capturas y pegarlas en un programa para producir diapositivas .
✅ Importar datos de otras herramientas
Cuando manejamos datos en hojas de cálculo, la exportación y la importación son funciones medulares que necesitamos tener. En el caso de Zoho Sheets ya comentamos sus pros a la hora de exportar, sin embargo, el proceso de importar no tiene nada que envidiarle. En realidad, la herramienta es compatible con otras herramientas, de modo que, podrás traer tus datos desde Excel, Google Sheets e incluso desde algún sitio web.
De esta manera, si estás llevando tu trabajo a Zoho Sheets, podrás mantener la continuidad de las tareas porque no habrá problemas de compatibilidad. Bastará con ocupar la función de importar y seleccionar la fuente de los datos y los tendrás en frente de inmediato.
✅ Fácil de usar
En general, las hojas de cálculo no son las soluciones más amigable, sin embargo, hay que destacar el gran trabajo que hicieron Microsoft y Google para acercarlas a todos. El caso de Zoho Sheets no es una excepción porque se trata de una aplicación realmente fácil de usar. Tanto si estás habituado a este tipo de software, como si estás iniciándote en las hojas de cálculo, la curva de aprendizaje no representará un reto.
Igualmente, quienes son expertos en el uso de este tipo de opciones tendrán la posibilidad de trabajar con una herramienta muy fluida y con funciones básicas y complejas para sus tareas.
👎 Desventajas
❌ No está en Español al 100%
Si bien se trata de una aplicación fácil de usar, hay un obstáculo importante que necesita ser vencido por Zoho Sheets: el idioma. Aunque en gran parte podemos ver que está en español, no es así al 100%, por lo que fácilmente encontraremos áreas que están en inglés. Esto puede resultar una barrera relevante para usuarios que no conozcan el idioma y que, además, están empezando a trabajar con hojas de cálculo.
Ten en cuenta esto antes de tomar una decisión, porque tendrá un peso considerable durante tus jornadas frente a la herramienta si no sabes inglés.
❌ No funciona sin conexión de internet
Aunque el trabajo colaborativo es una necesidad fundamental en estos momentos, es una característica que depende enteramente de la conexión a internet. En el caso de Zoho Sheets, no solo es el trabajo colaborativo, sino la disponibilidad de la aplicación lo que está atado a este elemento. Es algo que debemos tomar en cuenta si manejamos un entorno inestable, puesto que, no podremos ocupar la herramienta y la experiencia será muy lenta.
❌ No es compatible con todas las fórmulas de Excel
Si bien Zoho Sheets es compatible con la exportación e importación de datos desde y hacia Excel, no ocurre lo mismo con sus fórmulas. En ese sentido, estas no siempre coincidirán con las que usamos en la herramienta de Microsoft, por lo que algunas podrían dejar de funcionar al llevarlas a Zoho.
La solución ante esto es revisar previamente en la documentación si estamos utilizando fórmulas compatibles o que tengan alguna alternativa para continuar realizando el cálculo.