¿Qué son las hojas de cálculo?: Características, ventajas y desventajas

Las hojas de cálculo son un tipo de hojas que están presentes en ciertos programas informaticos y que poseen líneas, tanto verticales como horizontales, que forman celdas. A su vez estas celdas forman las filas y columnas. Estas, además son útiles para efectuar operaciones matemáticas desde las más complejas como también las más sencillas.

Es una poderosa herramienta y de gran importancia en el mundo de la gestión empresarial y de los negocios gracias a su función de cálculos y organización de datos.  Desde el punto de vista empresarial se pueden usar  diferentes tipos de hojas de cálculo . Dependiendo de las preferencias de cada institución y también en función al tipo de uso que se le quiere dar.

Existen hojas de cálculo de Office Excel que son versátiles y capaces de crear gráficos con solo introducir los datos. Por otra parte, también está Google Suite (Google Spreadsheets), herramienta muy útil para llevar a cabo presupuestos empresariales. Por último, puedes encontrar Zoho Sheets e iWork (Numbers) que es utilizada principalmente en presupuestos y gráficos.

En general, los tipos de hojas de cálculo no tienen muchas diferencias entre sí, la mayoría cumple perfectamente con las mismas funciones, pero  la única diferencia es el formato de cada tipo de hoja y que en general no tiene gran relevancia a la hora de obtener los resultados deseados .

¿Qué son las hojas de cálculo?

Es un programa de informática que se presenta en forma de hojas cuadriculadas. Además, son similares a las hojas de contabilidad, cuyas cuadrículas se les denominan celdas y que a su vez estas celdas forman columnas y filas.

En estas hojas se pueden ingresar datos alfanuméricos que son utilizados para llevar a cabo operaciones matemáticas de diferentes grados de complejidad. También para la realización de gráficas y otras funciones que hacen que esta herramienta electrónica sea indispensable principalmente para la gestión de empresas y para el mundo de los negocios o finanzas.

Tipos de Hojas de Cálculo

Existen muchos tipos de hojas de cálculo, y cada una se adapta mejor a un propósito específico. Algunas de las más populares son:

• Microsoft Excel: se trata de la hoja de cálculo más utilizada en el mundo, y es el programa de referencia para la mayoría de los usuarios. Es muy versátil y permite realizar cálculos y análisis de datos de forma muy eficiente.
• Google Sheets: es la versión online de Excel, y es gratuita. Es ideal para colaborar en tiempo real con otras personas, ya que permite compartir la hoja de cálculo y trabajar en ella de forma conjunta.
• OpenOffice Calc: es una versión libre y de código abierto de Excel. Es muy parecido a Excel en cuanto a funcionalidad, pero es gratuito, por lo que puede ser una buena opción para aquellos que no quieren pagar por un programa de hojas de cálculo.
• LibreOffice Calc: es otra versión libre y de código abierto de Excel. Tiene una interfaz un poco diferente a la de Excel, pero es igual de potente y versátil.
• Apple Numbers: es la hoja de cálculo que viene incluida en todos los ordenadores Mac. Es muy fácil de usar y tiene una interfaz muy intuitiva.

En general, cualquiera de estos programas de hojas de cálculo puede hacer casi cualquier tarea que necesites, así que la mejor manera de decidir cuál es el adecuado para ti es experimentar un poco con cada uno de los software para ver cuál se adapta mejor a tus necesidades.

¿Cuáles son las principales características de las hojas de cálculo?

Tal como veremos a continuación, las hojas de cálculo son una herramienta excelente para la realización de:

✅ Celdas

Una de las principales características que tienen estas hojas es que presentan, tal como comentamos más arriba, celdas. Estas, forman a su vez las columnas que son las que se encuentran en forma vertical y las filas que son las que están de manera horizontal. Estas, permiten la organización de todos estos datos ingresados con el objetivo de una mejor comprensión y disposición para más entendimiento y claridad.

✅ Páginas o pestañas

Adicionalmente, estas tienen diferentes páginas o pestañas que simulan un libro de contabilidad. Estas pestañas o páginas se encuentran dentro de un mismo archivo, lo que hace muy práctica a esta herramienta.

✅ Barra de fórmula

Por otra parte, las hojas de cálculo tienen una barra de fórmula que se encuentra ubicada en la parte superior de la hoja y que es donde se ingresan los datos.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas que tienen las hojas de cálculo?

En líneas generales, se debe tener en cuenta que hay más ventajas que desventajas. Es importante mencionar que existen, en la actualidad, cada vez más tipos de hojas de cálculos que son de fácil manejo, lo que permite cada vez a más personas utilizarlas sin complicaciones.

👍 Ventajas

1. Una de las mayores ventajas es que permite una mejor apreciación al momento de exponer los datos, porque los dispone de una manera organizada. Esto hace que los mismos tengan una mejor visibilidad y ayuda en la comprensión de la información.
2. Permite también llevar a cabo operaciones matemáticas de todo tipo, incluyendo cálculo básico hasta los más avanzados de manera rápida, siendo esta una de las principales ventajas que se destacan. Es un elemento relevante para todo tipo de empresa porque puede llevar las estadísticas y contabilidad de forma ordenada y eficiente.
3. Realiza también gráficos que ayudan a la comprensión de las estadísticas y finanzas. De este modo, sirve para realizar de encuestas y comparaciones con diferentes datos.
4. Es ideal para llevar toda la información de un proyecto y para inventarios de manera más sencilla y rápida en proyectos de e-commerce.
5. Son de gran ayuda para llevar registros o estados de cuentas, además de presupuestos, recibos o facturas.
6. La mayoría de los distintos tipos de hojas son gratuitas. No solo pueden ser muy útiles para el ámbito empresarial, sino también para uso personal en el caso de querer llevar a cabo de manera más organizada las finanzas.
7. También sirven para pequeños negocios o para llevar las estadísticas que se requieren en cualquier evento deportivo o programas de televisión o radio. Por otra parte, se las utiliza en instituciones como escuelas para llevar de manera eficiente y organizada las calificaciones de los estudiantes.

👎 Desventajas

1. Una de las desventajas es que realizar el ingreso de los datos a la hoja de cálculo requiere tiempo y algo de esfuerzo. Esto implica aprender las formulas. Algunas de estas son más sencillas de aprender, mientras que otras no lo son tanto.
2. Otra de las desventajas es que muchas veces pueden tener demasiados datos. Esto conlleva a que las hojas sean demasiado pesadas para enviar por correo electrónico. Esto ocasiona una pérdida de tiempo y energía para las personas, disminuyendo así el trabajo productivo.
3. Si se deseas compartir una hoja de cálculo con otros miembros de trabajo y alguien debe modificar o añadir un dato, esta persona debe reenviar de nuevo la hoja a todos los demás. Esto es para que reciban la actualización, sucede así en la mayoría de los tipos de hojas de cálculo, excepto en aquellos que se encuentran en la nube, dado que lo que se modifica en el archivo en la nube es visto por todos aquellos con los que se comparte dicho archivo.
4. No cualquier persona sabe manejar o conoce el funcionamiento de estas hojas. De hecho, existen cursos que enseñan a manejarlas y a sacar el mejor provecho de todas sus funciones. En el caso de una empresa, llevaría algo de tiempo para capacitar a los empleados a conocer el funcionamiento y como llevar a cabo el manejo adecuado de estas hojas de cálculo.