No cabe duda del gigantesco potencial que ofrece Excel para agilizar muchos procesos , sobre todo, aquellos relacionados con cálculos. Sin embargo, también es real que el programa no tiene un desenvolvimiento uniforme en todas las tareas. En ese sentido, vamos a revisar las ventajas y desventajas que conlleva utilizar estas planillas de cácluco en nuestro día a día.
Debemos tomar en cuenta que, en estos momentos, existen decenas de alternativas online orientadas a procesos específicos. Esto ha hecho que Excel deje de ser la opción más adecuada en muchos escenarios.
👍 Ventajas y Beneficios de usar Excel
Aquí va una selección de beneficios que cuenta el programa Microsoft Excel y en dónde puedes darte una idea más clara para qué sirve:
✅ Permite crear bases de datos muy completas
Quienes no tienen conocimientos en el área de base de datos y necesiten recopilar pequeños volúmenes, tienen en Excel un buen aliado. Hacemos énfasis en el aspecto de recopilar y manejar volúmenes pequeños de información, puesto que, Excel no es una herramienta orientada a estos fines.
Sin embargo, sus características permiten recolectar datos, filtrarlos y hacer búsquedas de forma rápida . Así, resulta una alternativa a considerar al momento de crear pequeñas bases de datos, a fin de aprovechar las funciones que incorpora para ello.
✅ Sus fórmulas disponibles
Las fórmulas representan el arsenal de Excel, con una gama amplísima de opciones para diferentes tipos de tareas. Este aspecto no es tan sencillo y amerita una curva de aprendizaje que permita familiarizarnos con la sintaxis y todos los elementos de las funciones. Sin embargo, una vez lo conozcas bien, tendrás en tus manos muchas posibilidades para potenciar tus hojas de cálculo.
Las funciones de Excel se distribuyen en categorías que dejan ver su utilidad. En ese sentido, podemos ver secciones con fórmulas de ingeniería, financieras, lógicas y también orientadas a bases de datos. Emplearlas te ahorrará muchísimo tiempo y te dará cálculos completamente precisos.
✅ Plantillas disponibles
Los servicios más populares de la actualidad, como Canva, han demostrado que el uso de plantillas personalizables potencia al 100% las posibilidades del usuario. Excel las incorpora desde hace mucho tiempo y son realmente útiles para realizar tareas específicas como crear facturas, presupuestos o bases de datos .
Trabajar con ellas es tan simple como hacer click en la barra para buscar plantillas en línea y escribir el tipo de documento que quieres.
El único requisito para usar las plantillas, es que tengas una conexión a internet a fin de que el programa se comunique con los servidores de Microsoft y las descargue.
✅ Funcionalidad de gráficos
Los gráficos son una forma de hacer que un conjunto de datos complicados de leer, sean completamente comprensibles. Esto es algo muy fácil de hacer en Excel y lo único que necesitas tener es una tabla con sus encabezados y valores.
Bastará con seleccionarlos, ir a la sección de gráficos y elegir el tipo de representación que quieres entre las diferentes opciones. Encontrarás de barras, lineales, circulares y más, con la posibilidad de generarlos en un simple click.
✅ Tablas dinámicas
Las tablas dinámicas son una de utilidades más interesantes y potentes de Excel, brindando la posibilidad de reducir o resumir grandes conjuntos de datos . Para ello, ejecuta operaciones como sumar, restar, multiplicar, dividir o promediar y muestra los resultados de una forma más digerible. Asimismo, permite ordenar los datos de acuerdo con diferentes criterios.
Son especialmente funcionales para crear informes en donde necesites obtener promedios a partir de grandes tablas. Son de fácil actualización y además, puedes generar gráficos mucho más precisos.
👎 Contras y Desventajas de Excel
Vemoas ahora algunas de sus limitaciones y debilidades:
❌ Problemas con las diferentes versiones
ℹ️ La falta de compatibilidad entre versiones puede desajustar muchos aspectos de un libro de Excel, entorpeciendo el trabajo colaborativo.
❌ Curva de aprendizaje
Excel es un programa que amerita práctica y dedicación. Si bien es una herramienta que potencia resultados y agiliza procesos, es necesario conocerla para sacarle el mayor provecho. De lo contrario, podrías encontrarte en la frustrante situación de ir lento en tus tareas y sentirte estancado.
La buena noticia es que hay una enorme cantidad de recursos en la web con los que podemos aprender Excel en la medida de nuestras posibilidades. YouTube está lleno de tutoriales y en Udemy hay cursos que apuntan a aspectos clave para manejar el programa.
De esta forma, si bien la curva de aprendizaje no es corta, hay muchas formas de acelerar el proceso.
❌ Fórmulas complejas
Anteriormente, comentábamos las maravillas de las fórmulas y como pueden ahorrarnos muchísimo tiempo y errores. Sin embargo, hay una realidad a considerar y es que su uso no es sencillo. Incluso, cuando revisamos las instrucciones sobre su utilización, notamos que es necesario tener conocimientos previos para comprender bien su sintaxis .
Así, ante esto, recomendamos recurrir a tutoriales en YouTube y cursos gratuitos que expliquen en detalle lo que necesitas saber sobre las fórmulas que quieres utilizar.
❌ Manejo de grandes volúmenes de datos
A esto nos referíamos cuando hacíamos énfasis en la creación de pequeñas bases de datos. C uando estas comienzan a crecer, Excel empieza a presentar fallas que pueden ir desde la ralentización del programa, hasta la pérdida de información . Esta es la diferencia fundamental frente a un verdadero manejador de base de datos, capaz de mantenerse funcionando correctamente mientras aumenta el flujo de información.
En ese sentido, antes de usar este programa para recopilar datos, dimensiona la cantidad que manejarás a fin de evitar fallas en su funcionamiento a futuro.
❌ Costo de la licencia Microsoft
Como sabemos, Excel no es un programa gratuito. En ese sentido, emplearlo en tu trabajo diario implica también el pago de una licencia a Microsoft, cuyos costos generalmente son bastante elevados. Esta es una de las desventajas que mayor peso tienen en Excel, puesto que, se trata de una herramienta que no es accesible para todo el mundo.
Además, los procesos relacionados con piratear las instalaciones de Office suelen ser inseguros y afectar el rendimiento de los programas.