Las bases de datos han estado entre nosotros desde los inicios de la informática y por ende, los programas orientados a su gestión. En este mercado lleno de opciones que se caracterizan por ser robustas y muy especializadas, apareció una opción que se decantaba por ir de entre lo básico hasta lo medianamente exigente. Así, Microsoft Access fue durante mucho tiempo una opción fija para el manejo de bases de datos en diversos ámbitos .
Si embargo, al día de hoy, ¿seguirá valiendo la pena utilizar esta herramienta? Partiendo de esto, queremos analizar las ventajas y desventajas del uso de Access en estos momentos para que determines si es conveniente usarla en tus proyectos.
👍 Ventajas de Microsoft Access
✅ Fácil uso e instalación
Una de las principales características de las herramientas de Microsoft es su facilidad de uso. Windows es un ejemplo de ello y así también lo han sido su suite ofimática, servicios de email y el resto de sus productos. Access no escapa de ello y es algo mucho más valioso si consideramos que se trata de un gestor de bases de datos.
Asimismo, el proceso de instalación es realmente sencillo y no tendrás que pasar por tareas de configuración complicadas o que ameriten demasiados conocimientos. Para instalar Access debemos recurrir al paquete Office y elegirlo dentro de las opciones que ofrece.
✅ Múltiples usuarios
Las bases de datos de Microsoft Access pueden ser consultadas y abiertas por múltiples usuarios a la vez. Esto es bastante útil en entornos de red local, como por ejemplo, oficinas cuyos miembros deban compartir los datos de un archivo.
Esta característica amplía mucho la utilidad de la herramienta, permitiendo ser implementada en todo tipo de ámbitos que requiera el acceso de varios usuarios al mismo tiempo.
✅ Importar datos
Si tienes una base de datos desde donde compartes información y recibes otro archivo para alimentarlo, podrás agregarlo fácilmente con la función de importar. Importar datos es un proceso que nos permite traer la información de otras bases de datos a nuestra base de datos actual.
Los únicos requisitos es que todos los identificadores de las tablas coincidan y manejen el mismo formato . Esto te permitirá recibir información de otras oficinas, por ejemplo, y cargarla en tu base de datos local en cuestión de segundos.✅ Plantillas y formatos prediseñados
Microsoft Access es un gestor de base de datos orientado a usuarios básicos e intermedios, aunque también cuenta con opciones avanzadas. Sin embargo, para quienes no sepan como empezar o incluso, quienes tengan prisa en la creación de una base de datos, cuenta con una gran aliado en las plantillas y formatos prediseñados.
Como en las otras herramientas de Office, podrás acceder a toda una cantidad de plantillas que te permitirán crear bases de datos orientadas a una tarea específica, de la forma más rápida. De esta manera, tu único trabajo será ajustar el formato a tus necesidades e importar tus propios datos.
✅ Consultas y búsquedas de información
Como todo gestor de bases de datos, Access cuenta con soporte para consulta y búsquedas de datos de diferentes formas. Con las consultas, podrás recibir resultados de una tabla, de varias tablas o de una combinación de ellas. Esto te permitirá generar resultados precisos en el tipo de información que busques.
Igualmente, Access cuenta con un diseñador de consultas que hace muy fácil el proceso de construir el tipo de búsqueda que queremos hacer.
👎 Desventajas
❌ Problemas de seguridad
Las bases de datos contienen toda una cantidad de registros que representan información valiosa para el entorno en donde se maneja. En ese sentido, es necesario que estas cuenten con los mejores estándares de seguridad para proteger la integridad de los datos y evitar accesos no autorizados.
Este es un punto débil de Access frente a otras soluciones de su tipo , puesto que, la seguridad de las contraseñas de los archivos han sido vulneradas múltiples veces. Igualmente, la integridad de los datos en Access puede verse fuertemente comprometida porque los archivos .mdb se corrompen fácilmente. Esto es un factor determinante para tener extremo cuidado con las condiciones en las que se manipula el archivo.❌ Curva de aprendizaje
El trabajo con bases de datos no es sencillo y por ello, la curva de aprendizaje puede ser retadora bajo cualquier herramienta. En el caso de Microsoft Access, si bien la interfaz es intuitiva como nos acostumbra la compañía, no es nada parecido al uso de una solución ofimática.
En ese sentido, si bien podemos usar plantillas y desplazarnos de manera básica por el programa, la curva de aprendizaje requiere un tiempo importante para conocer completamente la gestión de bases de datos.
❌ Capacidad limitada de las bases de datos
Quizás la principal razón por la que Microsoft Access comenzó a ser abandonada es la limitada capacidad de las bases de datos . Durante muchos años fue muy común el escenario en donde los archivos comenzaban a corromperse, ralentizarse o a perderse información por la cantidad de datos que almacenaban. Esto representó un problema bastante delicado a tratarse del activo más valioso de las empresas y los usuarios migraron a otras soluciones.
Access no es un gestor de base de datos robusto, por lo que suele perder estabilidad al manejar cierto volumen de información. Esto implica que, si lo usamos, necesitamos estar siempre atentos al peso del archivo para limpiarlo o crear uno nuevo y evitar inconvenientes con los datos.
Claramente, esto no es nada práctico, además de que, sin notarlo, podríamos comenzar a perder información. Si bien Access es una solución mucho más amigable que otras en el mercado, este tema representa una desventaja notable que podría arruinar cualquier proyecto.